Waarom professionele evenementenzorg op je festival nodig is
Zodra je publiek samenbrengt op een terrein, ontstaan er gezondheidsrisico's. Denk aan bezoekers die onwel worden in de warmte, verstuikingen op een druk terrein, oververhitting of incidenten rond alcohol en drugs. Bij een festival met muziek, drukte en een lange duur lopen die risico's op. Professionele evenementenzorg zorgt dat getrainde hulpverleners klaarstaan die snel de juiste hulp geven en, waar nodig, opschalen naar de ambulancedienst.
In Nederland is de Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ) hiervoor de landelijke standaard. De veldnorm maakt eenduidige afspraken over goede en veilige evenementenzorg en beschrijft welke competenties en zorgniveaus je inzet. De veldnorm heeft geen formele wettelijke status op zichzelf, maar krijgt gezag doordat gemeenten en de GHOR de norm gebruiken en gemeenten deze vaak als voorwaarde in de evenementenvergunning opnemen. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd hanteert de veldnorm bovendien als toetsingskader.
Zo bepaal je het zorgniveau met het risicoprofiel van je festival
Evenementenzorg is maatwerk. Je zet niet standaard een vast aantal EHBO'ers neer, maar stemt de zorg af op een risicoanalyse. Voor elk evenement beschrijf je vooraf welke gezondheidsrisico's je verwacht; daaruit volgt een risicoprofiel dat bepaalt welk zorgniveau nodig is.
Factoren die meewegen in het risicoprofiel zijn onder andere:
- Het aantal bezoekers en de dichtheid op het terrein.
- De aard van het evenement en de samenstelling van je publiek (leeftijd, kwetsbare groepen, verwachte gedrag).
- Het type muziek en programma, en of het aanzet tot fysieke inspanning of opstuwing.
- Verwacht alcohol- en drugsgebruik.
- De weersomstandigheden, zoals hitte, kou of storm.
- De duur van het evenement en of het meerdaags is, met bijvoorbeeld een camping.
- Praktische factoren zoals het terreintype, de bereikbaarheid voor een ambulance en de afstand tot het dichtstbijzijnde ziekenhuis.
Verzwarende factoren zoals overnachting, overmatig alcohol- of drugsgebruik, zware fysieke inspanning of risicovol weer verhogen het risicoprofiel en daarmee het gevraagde zorgniveau. Het definitieve niveau bepaal je niet alleen: de GHOR adviseert je gemeente hierover en de gemeente legt het vast in de vergunning.
De zorgniveaus uit de Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ)
De veldnorm heeft oude begrippen zoals EHBO'er, BLS en ALS vervangen door duidelijk omschreven zorgniveaus, zodat helder is wat elke hulpverlener kan en mag doen. De niveaus lopen op met de complexiteit van de zorg en kunnen naast of aanvullend op elkaar worden ingezet:
- Basis Eerste Hulp: eerstehulpverleners met een geldig diploma of certificaat. Geschikt voor kleine evenementen met een laag risico.
- Evenementen Eerste Hulp: eerstehulpverleners met aanvullende competenties voor grotere evenementen of een verhoogd risico, met methodisch handelen en effectieve communicatie.
- Basiszorg: niet-gespecialiseerde zorgprofessionals zoals verpleegkundigen en doktersassistenten die zorgvragers beoordelen en prioriteren (dit niveau verving het oude BLS+).
- Spoedzorg: gespecialiseerde verpleegkundigen die werken op bijvoorbeeld de SEH, IC of anesthesie en aanvullende handelingen doen in afwachting van de ambulance.
- Specialistische Spoedzorg: zorg op het niveau van ambulancezorg en medisch specialisten, met bijvoorbeeld ambulanceverpleegkundigen, SEH-artsen of een MMT-arts (dit verving Advanced Life Support).
- Medische Zorg: artsen, verpleegkundig specialisten en physician assistants die op maat worden ingezet, passend bij de verwachte zorgvragen.
Voor de meeste kleine tot middelgrote festivals vormt eerste hulp de basis. Bij een hoger risicoprofiel schaal je op met zorgprofessionals, spoedzorg en zo nodig een arts. Welk niveau bij jouw evenement past, bepaal je met een gecertificeerde evenementenzorgpartij en de GHOR.
Hoe EHBO'ers werken: in paren en zonder neventaken
De veldnorm stelt duidelijke eisen aan de manier waarop je hulpverleners inzet. Twee principes zijn daarbij belangrijk voor je planning.
Ten eerste werken hulpverleners volgens het vierogenprincipe: tijdens het evenement sta je altijd met twee zorgverleners samen. EHBO'ers werk je dus in duo's in, nooit als eenling.
Ten tweede krijgen eerstehulpverleners geen neventaken die ten koste gaan van hun zorgcapaciteit. Zet je EHBO'ers dus niet ook in als garderobemedewerker, brandwacht, toegangscontrole of beveiliger; op het moment dat er zorg nodig is, moeten ze direct beschikbaar zijn.
Houd hier rekening mee bij het roosteren: reken per zorgpost met minimaal een duo, plan aflossing voor pauzes en een lange festivaldag, en houd de zorgfunctie strikt gescheiden van andere crewtaken. De EHBO-inzet en diensten roostert je bijvoorbeeld samen met je overige crew in de crew-module van festival.productions, zodat je in een oogopslag ziet of elke post continu bemenst is.
Zorgcontacten registreren en geanonimiseerd rapporteren aan je gemeente
Elk zorgcontact op je festival leg je vast. Hulpverleners registreren wat ze zien en doen op een zorgcontactformulier of turflijst: het aantal contacten, het type klacht en de afhandeling. Deze registratie is belangrijk voor de continuiteit van zorg tijdens het evenement en voor de evaluatie achteraf.
Na afloop lever je als organisator een geanonimiseerd rapport aan bij de vergunningverlener, dus je gemeente. De gemeente geeft dit door aan de GHOR, of de evenementenzorgpartij levert het na afspraak rechtstreeks aan. Het rapport bevat geen herleidbare persoonsgegevens en dient als evaluatie: het helpt om de ingezette zorg en de risicoadvisering voor volgende edities te verbeteren.
Samenwerken met de GHOR en de ambulancedienst
De GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) is je belangrijkste gesprekspartner voor de zorg. De GHOR beoordeelt het risicoprofiel en adviseert de gemeente over het minimaal gewenste zorgniveau en de inzet van hulpverleners, waarna de gemeente dat meeneemt in de vergunningvoorwaarden. Begin dit gesprek ruim op tijd, want een vergunning met zorgadvies is niet in een week geregeld.
Je eigen evenementenzorg mag de reguliere ambulancezorg in de regio niet extra belasten. Daarom is het uitgangspunt dat je op het terrein zoveel mogelijk zelf opvangt en stabiliseert, en pas opschaalt naar 112 en de ambulancedienst wanneer dat echt nodig is. De hogere zorgniveaus zijn er juist op gericht om die periode tot de ambulance er is goed te overbruggen.
Maak daarom vooraf concrete afspraken over aanrijroutes, de bereikbaarheid en doorrijdbaarheid van je terrein, een duidelijk aanrijpunt en de communicatielijnen tussen je zorgpost, beveiliging en de meldkamer. Leg dit vast in je veiligheidsplan en draaiboek.
Van risicoprofiel naar een sluitend zorgplan
Werk stap voor stap toe naar een zorgplan: maak een risicoanalyse, bepaal met de GHOR het zorgniveau, contracteer een gecertificeerde zorgpartij, rooster de inzet in duo's zonder neventaken, regel de registratie en verwerk alles in je veiligheidsplan en draaiboek.
Disclaimer: dit is algemene informatie en geen medisch of juridisch advies. Het exacte zorgniveau voor jouw festival bepaal je altijd in overleg met je gemeente en de GHOR en samen met een gecertificeerde evenementenzorgpartij.