Modules · Veiligheid & vergunningen
De vergunning is geen formulier maar een dossier: veiligheidsplan, plattegrond, mobiliteit, zorg. Hier bouw je het stap voor stap op, compleet vóór de deadline, en blijft het op de dag zelf je houvast.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveVeiligheid & vergunningen deelt data met Planning & taken, Draaiboek & de dag zelf en Leveranciers & contracten. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Risico's, maatregelen, ontruiming, nooduitgangen. Vanaf 150 gelijktijdige aanwezigen moet dit uitgewerkt zijn; de gemeente toetst je aanvraag erop.
Veiligheidsplan, mobiliteitsplan, communicatieplan, plattegrond, risico-inschatting en publieksprofiel. Incompleet indienen kost weken; het systeem bewaakt de deadline (reken op acht weken of meer) en de leges per gemeente.
Gemeenten delen evenementen in als regulier, aandacht- of risico-evenement. Het dossier legt vast waar jij zit en wat dat betekent voor het overleg met gemeente en hulpdiensten.
Calamiteitenroutes van 3,5 meter breed en 4,2 meter vrije hoogte, nooduitgangen, de EHBO-post. De plattegrond die elke dienst wil zien, altijd in de actuele versie.
Zorginzet op basis van je risicoprofiel, zorgverleners in paren zonder neventaken, en registratie van elk zorgcontact met na afloop een rapportage voor de gemeente.
Je beveiliger moet een WPBR-bevoegd bedrijf zijn; het ND-nummer staat vast in het dossier. Aansprakelijkheidspolissen met vervaldata ernaast.
Een evenementenvergunning is geen formulier maar een dossier. De gemeente wil een veiligheidsplan, een plattegrond, een mobiliteitsplan en vaak een zorgplan zien voordat ze ja zegt. Vanaf ongeveer 150 gelijktijdige aanwezigen verwacht een gemeente een uitgewerkt veiligheidsplan, en de aanvraag zelf dien je ruim op tijd in: reken op acht weken of meer, al verschillen de exacte termijn en de leges per gemeente.
Een veiligheidsplan beschrijft de risico's, de maatregelen, de ontruiming en de nooduitgangen. De terreinplattegrond houdt de calamiteitenroutes vrij, standaard 3,5 meter breed en 4,2 meter hoog, zodat hulpdiensten er altijd door kunnen. Gemeenten delen evenementen in als regulier, aandacht- of risico-evenement, en die classificatie bepaalt hoe zwaar het overleg met gemeente en hulpdiensten wordt. Voor de zorg geldt de Veldnorm Evenementenzorg, voor beveiliging een WPBR-bevoegd bedrijf met ND-nummer.
Veiligheid en vergunningen is één onderdeel van festival.productions, het besturingssysteem voor festivals, en deelt zijn data met de rest: de plattegrond hier gebruiken ook logistiek en draaiboek, de aanvraagdeadlines staan in je planning en verzekeringsbewijzen van leveranciers landen in hetzelfde dossier.
Veelgestelde vragen
Reken op ruim acht weken voordat het evenement plaatsvindt, al verschilt de exacte termijn per gemeente en is die voor grote of risicovolle evenementen langer. Dien je te laat of incompleet in, dan loop je het risico dat de aanvraag niet meer wordt behandeld. Het systeem rekent terug vanaf de festivaldatum en herinnert je ruim vóór de deadline, inclusief de documenten die je erbij nodig hebt.
Vanaf ongeveer 150 gelijktijdige aanwezigen verwacht een gemeente meestal een uitgewerkt veiligheidsplan bij de vergunningaanvraag. Bij kleinere of hoger geclassificeerde evenementen kan de gemeente er ook om vragen. Het plan hoort compleet te zijn voordat je indient. De module bouwt het veiligheidsplan als levend document op en bewaakt dat het op tijd af is.
Een veiligheidsplan beschrijft de risico's, de maatregelen, de ontruiming, de nooduitgangen en een publieksprofiel. Er hoort een terreinplattegrond bij die de calamiteitenroutes vrijhoudt, standaard 3,5 meter breed en 4,2 meter hoog, met de EHBO-post erop. Vaak vraagt de gemeente ook een mobiliteitsplan en een communicatieplan. Het systeem houdt al deze onderdelen in de actuele versie bij elkaar.
Gemeenten delen evenementen meestal in drie klassen in: een regulier evenement, een aandachtsevenement en een risico-evenement. De klasse hangt af van het publiek, de locatie, het tijdstip en het soort programma, en bepaalt hoe zwaar het overleg met gemeente, politie, brandweer en GGD wordt. Het dossier legt vast waar jouw editie zit en wat dat betekent voor de aanvraag.
Er is geen vast getal; de zorginzet volgt uit je risicoprofiel volgens de Veldnorm Evenementenzorg. Die norm kijkt naar bezoekersaantal, publiek, duur en activiteit, en schrijft voor dat zorgverleners in paren werken en geen neventaken hebben. Elk zorgcontact registreer je apart. De module berekent de inzet op basis van je profiel en houdt de registratie en de rapportage voor de gemeente bij.
De leges verschillen per gemeente en hangen vaak af van de omvang en het risico van je evenement; sommige gemeenten kennen staffels of vrijstellingen voor kleine evenementen. Naast de leges reken je op kosten voor beveiliging, EHBO en verkeersmaatregelen. Vraag de actuele tarieven op bij je gemeente. Het systeem houdt de vergunningskosten per post bij, naast de rest van je begroting.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Veiligheid & vergunningen direct in op Planning & taken, Draaiboek & de dag zelf en Leveranciers & contracten. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.