Modules · Crew & vrijwilligers
Een festival draait op mensen: sitecrew die het terrein opbouwt, vrijwilligers achter de bar, EHBO, entree, techniek. Dit is de plek waar je ze werft, inroostert, brieft en verzorgt.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveCrew & vrijwilligers deelt data met Draaiboek & de dag zelf, Eten & drinken en Festivalsite per editie. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Het aanmeldformulier op je site komt rechtstreeks in het systeem binnen: naam, beschikbaarheid, voorkeuren, maat festivalshirt. Geen mailbox vol losse aanmeldingen.
Sitecrew opbouw, bar, entree, techniek, EHBO, runners. Elk team met een teamcaptain, een briefing en eigen regels in het draaiboek.
Diensten per team en per tijdblok. Het systeem laat direct zien waar het rooster nog niet rond is, ruim voordat het spannend wordt.
Elke vrijwilliger krijgt vooraf de eigen briefing: waar meld je je, bij wie, wat doe je, wat doe je bij een incident. Kort en op de telefoon.
Wie er is, is aangevinkt. Valt iemand uit, dan zie je meteen welk gat er valt en wie er stand-by staat.
Wie eet er wanneer mee: crew, vrijwilligers, artiesten en gasten, met diëten en maaltijden per groep. Plus het bar-tegoed of shirt dat bij een dienst hoort. Verzorging is geen bijzaak, het is de reden dat mensen terugkomen.
Een festival draait op mensen: sitecrew die het terrein opbouwt, vrijwilligers achter de bar en bij de entree, EHBO en techniek. Crew en vrijwilligers plannen betekent ze werven, inroosteren, briefen en verzorgen, en dat is meer werk dan het lijkt. De meeste organisaties beginnen met werving: een aanmeldformulier op de eigen festivalsite waar mensen hun beschikbaarheid en voorkeuren doorgeven, in plaats van een mailbox vol losse berichten.
Daarna volgt het rooster. Je verdeelt diensten per team en per tijdblok, van opbouw tot afbouw, en houdt in de gaten waar het rooster nog niet rond is. Hoeveel vrijwilligers je nodig hebt, hangt af van de omvang en het programma; de EHBO-inzet volgt de Veldnorm Evenementenzorg en het risicoprofiel. Elke vrijwilliger krijgt vooraf een korte briefing: waar meld je je, bij wie, en wat doe je bij een incident. Goede verzorging, met catering, een bar-tegoed of een shirt, is de reden dat mensen volgend jaar terugkomen.
Crew en vrijwilligers is één onderdeel van festival.productions, het besturingssysteem voor festivals, en deelt zijn data met de rest: aanmeldingen van je festivalsite stromen in het rooster, teams verschijnen in het draaiboek en de crew-catering loopt mee met horeca.
Veelgestelde vragen
De makkelijkste ingang is een aanmeldformulier op je eigen festivalsite, waar mensen hun naam, beschikbaarheid en voorkeuren doorgeven. Verspreid de oproep via je socials, nieuwsbrief en lokale netwerken, en wees duidelijk over wat een dienst inhoudt en wat er tegenover staat. In dit systeem komt elke aanmelding rechtstreeks binnen, dus geen mailbox vol losse berichten.
Verdeel het werk eerst in teams, zoals opbouw, bar, entree, techniek en EHBO, en daarna in diensten per tijdblok. Vul de diensten op basis van beschikbaarheid en houd bij waar het rooster nog niet rond is. Plan ruim, want er valt altijd iemand uit. De crewmodule toont per team en tijdblok direct waar nog gaten vallen, ruim voordat het spannend wordt.
Dat hangt af van de omvang, het programma en het aantal bars, entrees en podia; een vast getal bestaat niet. Werk daarom per team en per dienst, en tel op wat elk onderdeel nodig heeft. De EHBO-inzet is een uitzondering: die volgt de Veldnorm Evenementenzorg en je risicoprofiel. De module rekent per team en tijdblok mee, zodat je precies ziet hoeveel mensen je nog mist.
Geef elke vrijwilliger vooraf een korte briefing per team: waar en bij wie meld je je, wat is je taak, en wat doe je bij een incident. Houd het kort en laat het op de telefoon lezen, want lange documenten leest niemand. De crewmodule stuurt elke vrijwilliger de eigen briefing van zijn team, gekoppeld aan zijn diensten.
Vrijwilligers doen het niet voor het geld, maar goede verzorging bepaalt of ze volgend jaar terugkomen. Denk aan eten en drinken tijdens de dienst, een bar-tegoed, een festivalshirt en een duidelijk aanspreekpunt. Regel de catering per groep, met aandacht voor diëten. In het systeem hangt het tegoed of shirt aan de dienst, en loopt de crew-catering mee met horeca.
Werk met een check-in per dienst, zodat je in één blik ziet wie er is en wie nog niet. Valt iemand uit, dan weet je meteen welk gat er valt en wie er stand-by staat. Zo voorkom je dat een bar of entree onbemand raakt. De crewmodule vinkt aanwezigheid af en laat direct zien welk gat een uitvaller achterlaat.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Crew & vrijwilligers direct in op Draaiboek & de dag zelf, Eten & drinken en Festivalsite per editie. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.