Melding of evenementenvergunning: wat heb je nodig?
Niet elk evenement heeft een vergunning nodig. Voor kleine, risicoarme evenementen volstaat vaak een melding bij de gemeente. Denk aan een buurtfeest of een klein straatoptreden. Voldoet je evenement niet aan alle voorwaarden voor een melding, dan heb je een evenementenvergunning nodig.
De precieze grens verschilt per gemeente. Als voorbeeld hanteert de gemeente Den Haag voor een melding onder meer deze voorwaarden:
- maximaal 250 bezoekers tegelijk
- tussen 10.00 en 23.00 uur
- geen of nauwelijks afsluiting van de weg en geen verkeersmaatregelen
- minimaal 3,5 meter vrije doorgang voor hulpdiensten
- alleen lichte, veilige objecten zoals een kleine tent of springkussen
Voor de meeste festivals met 200 tot 2000 bezoekers, muziek en horeca ben je al snel vergunningplichtig. Een melding moet je meestal minimaal 15 werkdagen van tevoren indienen, een vergunning ruim eerder.
Risicoclassificatie A, B en C voor evenementen
Zodra je een vergunning aanvraagt, deelt de gemeente je evenement in een risicoklasse in. Die classificatie bepaalt hoe zwaar de procedure is en of hulpdiensten meekijken. De veiligheidsregio's in Nederland gebruiken hiervoor drie klassen:
- Klasse A: een regulier evenement zonder noemenswaardige risico's, dat niet of nauwelijks inzet van hulpdiensten vraagt.
- Klasse B: een aandachtsevenement met mogelijke risico's, waarvoor nadere regels nodig zijn om de veiligheid te borgen.
- Klasse C: een risico-evenement waarvoor brandweer, politie en GHOR gezamenlijk advies uitbrengen.
De gemeente baseert de indeling op drie profielen: het activiteitenprofiel (wat er gebeurt, bijvoorbeeld vuur of gasflessen), het ruimtelijk profiel (de locatie en de bereikbaarheid) en het publieksprofiel (het aantal en type bezoekers). Hoe hoger de klasse, hoe meer documenten en overleg de gemeente vraagt, en hoe eerder je moet beginnen.
Hoe lang van tevoren een evenementenvergunning aanvragen?
De grootste fout van beginnende organisatoren is te laat aanvragen. Vraag je te laat aan, dan kan de gemeente je aanvraag buiten behandeling laten of weigeren.
Als vuistregel geldt: dien minimaal 8 tot 12 weken van tevoren in. De exacte termijn verschilt per gemeente en per risicoklasse. Enkele indicatieve voorbeelden (2026, verschilt per gemeente):
- Gemeente Utrecht: minimaal 12 weken van tevoren.
- Gemeente Den Haag: minimaal 8 weken, en 18 weken voor zeer grote evenementen.
- Voor B- en C-evenementen adviseren veel veiligheidsregio's om 12 weken tot een half jaar van tevoren te starten.
Reken erop dat de gemeente de vergunning pas enkele weken voor je evenement definitief afgeeft. Begin dus vroeg, zeker als je ook subsidie, sponsoren of leveranciers moet vastleggen.
Welke documenten heb je nodig voor de vergunningaanvraag?
Bij een vergunningaanvraag voor een festival vraagt de gemeente vrijwel altijd om een set bijlagen. Welke precies, hangt af van de risicoklasse, maar dit zijn de meest gevraagde documenten:
- Veiligheidsplan: hoe je risico's beheerst, met beveiliging, EHBO, calamiteiten en ontruiming.
- Plattegrond of situatietekening: een schaaltekening met podia, tenten, nooduitgangen, hekken, horeca en toiletten.
- Verkeers- of mobiliteitsplan: hoe bezoekers aankomen, waar ze parkeren en hoe hulpdiensten erbij kunnen.
- Draaiboek: het tijdschema van opbouw, programma en afbouw, met contactpersonen.
Voor grotere evenementen komen daar vaak een communicatieplan, een constructieberekening voor tribunes of podia en een medisch plan bij. Lever alles in een keer volledig aan. Een onvolledige aanvraag vertraagt de behandeling en kan je deadline in gevaar brengen.
Geluidsontheffing en aanvullende vergunningen regelen
Een evenementenvergunning dekt niet alles. Voor versterkte muziek heb je vaak een aparte geluidsontheffing nodig, gebaseerd op de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van je gemeente. Gemeenten stellen maximale geluidsnormen en eindtijden vast. Ter indicatie hanteert Utrecht bijvoorbeeld normen rond 80 dB(A) overdag, met lagere waarden na 23.00 uur.
Denk daarnaast aan:
- een omgevingsvergunning als je bouwt in beschermd gebied of afwijkt van het bestemmingsplan, te checken via het Omgevingsloket.
- een ontheffing voor het schenken van alcohol op een openbare locatie.
- afspraken over afval, tijdelijke constructies en soms een ontheffing voor open vuur of vuurwerk.
Regel ook je muziekrechten bij Buma/Sena. Dat staat los van de gemeente, maar hoort wel bij een festival.
Leges: wat kost een evenementenvergunning?
Voor het behandelen van je aanvraag brengt de gemeente leges in rekening. De bedragen lopen sterk uiteen en worden jaarlijks per gemeente vastgesteld. De ene gemeente rekent per bezoekersaantal, de andere per risicoklasse. Enkele indicatieve tarieven (2026, verschilt per gemeente):
- Gemeente Lochem: circa 75 euro voor het in behandeling nemen van een aanvraag.
- Gemeente Hilversum: circa 183 of 459 euro, afhankelijk van het type evenement.
- Gemeente Utrecht: van circa 247 euro tot ruim 12.000 euro voor de grootste evenementen, plus een bedrag voor een geluidsmeting.
Voor een melding van een klein evenement betalen organisatoren doorgaans geen leges. Vraag de tarieventabel van jouw gemeente op, zodat je de kosten in je begroting kunt opnemen.
Waar en hoe vraag je de vergunning aan?
Je vraagt de evenementenvergunning aan bij de gemeente waar je festival plaatsvindt. Dat kan meestal online via het gemeenteloket of via de Berichtenbox voor bedrijven. Een omgevingsvergunning regel je via het landelijke Omgevingsloket, terwijl een geluidsontheffing en een drankontheffing weer via de gemeente lopen.
Omdat een festival zomaar vier of vijf losse aanvragen met eigen deadlines en bijlagen kan hebben, loont het om alles op een plek bij te houden. In festivalsoftware zoals festival.productions kun je het vergunningdossier, de documenten en de deadlines centraal beheren, zodat niets tussen wal en schip valt.
Kort stappenplan:
- Bel of mail vroeg met de afdeling vergunningen van je gemeente over de risicoklasse en de termijn.
- Verzamel je bijlagen: veiligheidsplan, plattegrond, mobiliteitsplan en draaiboek.
- Dien de aanvraag volledig en op tijd in, samen met een eventuele geluidsontheffing.
- Reageer snel op vragen van de gemeente of de hulpdiensten.
Belangrijk om te weten
Let op: dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Regels, termijnen en leges verschillen per gemeente en veranderen regelmatig. Controleer altijd de website van je eigen gemeente, je veiligheidsregio en de officiële bronnen voordat je aanvraagt.