Modules · Begroting & geld
Festivals sneuvelen zelden op het idee en vaak op het geld. De begroting leeft hier naast alles wat je doet: elke offerte, elk contract en elke factuur telt direct mee.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveBegroting & geld deelt data met Leveranciers & contracten, Eten & drinken en Tickets. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Podium en techniek, terrein, horeca-inkoop, marketing, vergunningen, onvoorzien. Zo gedetailleerd als jij wilt, met een totaal dat altijd klopt.
Een getekende offerte is nog geen factuur, maar wel verplicht geld. Het systeem kent het verschil en laat zien wat er werkelijk nog vrij is.
Wat betekent 350, 500 of 650 bezoekers voor je omzet en je break-even? Eén schuif en je ziet het.
Wanneer moet welke aanbetaling de deur uit, en wanneer komt het ticketgeld binnen? De kalender laat zien of je ergens krap zit.
BTW netjes gesplitst, export in één keer. De boekhouder krijgt een dossier, geen schoenendoos.
Tickets, sponsors, subsidies, horeca-omzet en donaties staan naast de kosten. Break-even is een feit, geen gevoel.
De muziekafdracht is een percentage van je totale inkomsten of gages. Het systeem rekent die reservering live mee, zodat deze post je nooit verrast.
Na editie één weet editie twee wat horeca per bezoeker deed en waar de begroting te optimistisch was.
Een festivalbegroting is het volledige overzicht van wat je festival kost en wat het opbrengt, opgebouwd per post en sluitend gemaakt op je break-even. Aan de kostenkant staan onder meer podium en techniek, het terrein, horeca-inkoop, marketing, de vergunningen met hun leges en een post onvoorzien. Aan de inkomstenkant staan tickets, sponsors, subsidies, horeca-omzet en donaties.
De valkuil is dat een begroting in Excel een momentopname blijft, terwijl de werkelijkheid dagelijks schuift. Een getekende offerte is nog geen factuur, maar het geld ligt wel vast. Wie het verschil tussen verplicht en werkelijk uitgegeven budget bijhoudt, weet op elk moment wat er echt nog vrij is. Reken ook de afdracht aan Buma/Stemra vooraf mee: die is een percentage van je totale inkomsten of van de gages, en verrast je anders na afloop.
Met scenario's op je bezoekersaantal, bijvoorbeeld 350, 500 of 650 bezoekers, zie je meteen waar je break-even ligt. De begroting is één onderdeel van festival.productions en deelt haar data met de rest: elke getekende offerte uit de leveranciersmodule en elke euro horeca-omzet telt automatisch mee, zodat het totaal altijd klopt.
Veelgestelde vragen
Zet eerst alle kosten per post op een rij, van podium en techniek tot terrein, horeca-inkoop, marketing, vergunningen en een post onvoorzien. Zet daarnaast je inkomsten uit tickets, sponsors, subsidies en horeca. Het verschil bepaalt of je festival rondkomt en bij welk bezoekersaantal je break-even draait. Deze module houdt kosten en inkomsten realtime naast elkaar, zodat het totaal altijd klopt.
Dat verschilt enorm met omvang, locatie en programma, dus één bedrag bestaat niet. De grote posten zijn vrijwel altijd podium en techniek, het terrein en de infrastructuur, horeca-inkoop, marketing, de vergunningen met hun leges en een buffer voor onvoorzien. Deze module laat je die posten zo grof of fijn opbouwen als je wilt, met een totaal dat automatisch meeloopt.
Buma/Stemra int de vergoeding voor het auteursrecht op de muziek die je op je festival laat horen. De afdracht is een percentage van je totale inkomsten of van de betaalde gages, afhankelijk van het tarief dat op jouw evenement van toepassing is. Reserveer dat bedrag vooraf. Deze module rekent de reservering live mee, zodat de post je aan het eind niet verrast.
Break-even is het punt waarop je inkomsten precies je kosten dekken, meestal uitgedrukt in een aantal verkochte kaarten. Onder dat aantal draai je verlies, erboven maak je marge. Deze module rekent je break-even door in scenario's op je bezoekersaantal, bijvoorbeeld 350, 500 of 650 bezoekers, zodat het een feit is en geen gevoel.
Uitgegeven budget is geld dat daadwerkelijk is gefactureerd en betaald. Verplicht budget is geld dat al vastligt door een getekende offerte of contract, maar nog niet is gefactureerd. Wie alleen op facturen stuurt, denkt te veel ruimte te hebben. Deze module kent het verschil en laat zien wat er werkelijk nog vrij is.
Een go/no-go moment is een vast beslismoment, vaak enkele weken voor het festival, waarop je de voorverkoop naast je break-even legt en besluit om door te gaan, bij te sturen of te stoppen. Zo voorkom je dat je doorrolt in een verlieslatende editie. Deze module houdt voorverkoop, kosten en break-even bij elkaar, zodat je dat besluit op cijfers neemt.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Begroting & geld direct in op Leveranciers & contracten, Eten & drinken en Tickets. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.