Modules · Draaiboek & de dag zelf
Op de dag zelf is er geen tijd om te zoeken. Het draaiboek toont per minuut wat er gebeurt, wie het doet en wat er hierna komt. Op elke telefoon, altijd actueel.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveDraaiboek & de dag zelf deelt data met Crew & vrijwilligers, Programma & stages en Leveranciers & contracten. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Opbouw, deuren, programma, wissels, afbouw. Elk team ziet z'n eigen regels, de festivalleiding ziet alles.
Het draaiboek loopt mee met de klok. Eén blik en je weet waar de dag staat en wat de komende twee uur brengen.
Elke regel heeft een naam en een telefoonnummer. Loopt iets uit, dan weet je meteen wie je belt.
Schuift de headliner een halfuur? Eén aanpassing en elke telefoon toont het nieuwe schema. Geen verouderde prints meer.
Van kapotte fust tot onweersbui: incidenten leg je vast met tijd, plek en afhandeling. Na afloop is de evaluatie al half geschreven.
EHBO registreert elk zorgcontact apart van het incidentenlog, zoals de Veldnorm Evenementenzorg vraagt, met na afloop een geanonimiseerde rapportage voor de gemeente.
De dagen ervoor en erna zijn net zo strak gepland als de festivaldag zelf, met leveranciers-slots uit de leveranciersmodule.
Een draaiboek is het minuut-voor-minuut-schema van je festivaldag: wie doet wat, waar en wanneer. Waar de planning het traject naar de dag toe regelt, gaat het draaiboek over de dag zelf, van de opbouw en de deuren tot de laatste act en de afbouw. Een goed festivaldraaiboek bevat per tijdblok de activiteit, de zone, het verantwoordelijke team en een contactpersoon met telefoonnummer, zodat je bij uitloop meteen weet wie je belt.
In de praktijk is een draaiboek nooit af: de headliner schuift, een act valt uit, het weer verandert. Daarom werkt een digitaal draaiboek beter dan een print. Eén wijziging en elke telefoon toont het nieuwe schema, met een live-marker die met de klok meeloopt. Incidenten leg je vast met tijd, plek en afhandeling, en EHBO registreert elk zorgcontact apart, zoals de Veldnorm Evenementenzorg vraagt.
Draaiboek en de dag zelf is één onderdeel van festival.productions, het besturingssysteem voor festivals, en deelt zijn data met de rest: soundchecks komen uit het programma, crew-wissels uit het rooster en load-in-slots van leveranciers vullen het draaiboek vanzelf. Zo hoef je niets dubbel in te voeren en blijft het overal kloppen.
Veelgestelde vragen
Een draaiboek toont de hele dag per tijdblok: de activiteit, de zone, het verantwoordelijke team en een contactpersoon met telefoonnummer. Het loopt van de opbouw en de deuren via het programma en de crew-wissels tot de afbouw. Ook incidenten en zorgcontacten horen erin. In het systeem ziet elk team z'n eigen regels en de festivalleiding het geheel.
Zet eerst de tijdlijn van de dag neer in blokken: opbouw, deuren, programma, wissels, afbouw. Hang aan elk blok een zone, een verantwoordelijk team en een contactpersoon, en werk in de tijd naar de kleinste details toe. Houd één versie aan die iedereen deelt. De draaiboekmodule vult zich deels vanzelf uit programma, crew en leveranciers, zodat je niet dubbel invoert.
Een draaiboek is het brede dagschema van het hele festival: alle teams, zones en tijden. Een run of show is het strakke minuut-schema van wat er op een podium of tijdens een show gebeurt. Een callsheet is de dagoproep voor crew met tijden, locaties en contactgegevens. Ze overlappen; in dit systeem komen ze samen in één draaiboek waar elk team z'n eigen deel uit ziet.
Handel eerst de situatie af volgens je veiligheidsplan en schakel zo nodig de EHBO of hulpdiensten in. Leg daarna het incident vast met tijd, plek en afhandeling, want dat heb je nodig voor de evaluatie en de verantwoording aan de gemeente. In het draaiboek staat een incidentenlog waarin je dat direct noteert, zodat na afloop de evaluatie al half geschreven is.
De Veldnorm Evenementenzorg vraagt dat je elk zorgcontact apart registreert, los van het algemene incidentenlog, en dat je na afloop een geanonimiseerde rapportage aan de gemeente kunt leveren. Zorgverleners werken in paren en zonder neventaken. Het draaiboek houdt de zorgcontacten apart bij en zet de rapportage klaar.
Werk met één digitaal draaiboek in plaats van prints, want een print is verouderd zodra er iets schuift. Schuift de headliner een halfuur, dan pas je het op één plek aan en zien alle telefoons meteen het nieuwe schema. Het systeem toont bovendien een live-marker die met de klok meeloopt, zodat iedereen ziet waar de dag staat.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Draaiboek & de dag zelf direct in op Crew & vrijwilligers, Programma & stages en Leveranciers & contracten. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.