Modules · Eten & drinken
Eten en drinken is waar je marge leeft en waar het op een dag écht mis kan gaan. Dit deel houdt bars, foodtrucks, voorraad en omzet bij elkaar, van inkoop tot eindafrekening.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, live⚠ Fust IPA hoofdbar: nog 2 · aanvullen vóór 20:30
Eten & drinken deelt data met Crew & vrijwilligers, Begroting & geld en Tickets. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Elke bar en foodstand heeft een eigen menukaart met prijzen. Wijzig een prijs op kantoor en de kassa's kennen hem meteen.
Fusten, blikken, koeling, ijs: wat er is, wat er per bar ligt en wanneer aangevuld moet worden. Gebaseerd op de verwachte opkomst uit de ticketcijfers.
Als de IPA bijna op is wil je dat om 19:00 weten, niet om 21:30 van een boze bezoeker. Voorraad-alarm per product per bar.
QR-tegoed voor kleine edities, muntjes als je dat fijner vindt. Vrijwilligers-tegoed en crew-consumpties lopen in hetzelfde systeem mee.
Plek, stroom, fee of omzetdeel, aankomsttijd. De afspraken staan naast het contract en de load-in staat automatisch in het draaiboek.
Tijdens de dag zie je per bar wat er doorheen gaat. Na afloop rolt de horeca-afrekening zo de begroting in.
De festivalhoreca is op de meeste evenementen de grootste inkomstenbron naast de kaartverkoop, en tegelijk de plek waar een dag financieel kan omslaan. Bars en foodtrucks moeten van opening tot sluiting kunnen blijven leveren, zonder dat het bier om negen uur op is of de koeling het begeeft. Dat vraagt om grip op de inkoop, de voorraad en de omzet, per bar en per uur van de dag.
Goede festivalhoreca begint bij de verwachte opkomst uit je ticketcijfers: daaruit leid je af hoeveel drank en eten je nodig hebt. Elke bar en foodstand krijgt een eigen menukaart met prijzen, en tijdens het festival wil je per product per bar zien wanneer de voorraad opraakt, zodat je op tijd bijvult in plaats van nee te verkopen. Betalen gaat cashless met een QR-tegoed of met muntjes, waarbij ook het vrijwilligers-tegoed en de crew-consumpties meelopen.
Zo weet je aan het eind van de dag precies wat elke bar heeft omgezet. De horeca is één onderdeel van festival.productions en deelt zijn data met de rest: de voorraad rekent met je ticketcijfers, de omzet loopt door naar de begroting en de foodtruck-slots staan in het draaiboek.
Veelgestelde vragen
De inkoop baseer je op de verwachte opkomst en op ervaringscijfers voor verbruik per bezoeker per uur, met een buffer voor mooi weer en piekmomenten. Reken per bar en per tijdblok, want de hoofdbar draait anders dan een podiumbar. In deze module leidt het systeem de inkoop af uit je ticketcijfers en waarschuwt het per product per bar zodra de voorraad opraakt.
Cashless met een QR-tegoed of app werkt snel, geeft realtime omzetinzicht en houdt contant geld van het terrein, maar vraagt netwerk en apparatuur. Muntjes zijn simpel en betrouwbaar zonder verbinding, maar kosten uitgifte en telwerk. Beide kunnen; in deze module lopen cashless-tegoed, muntjes, vrijwilligers-tegoed en crew-consumpties in hetzelfde overzicht.
De horeca-omzet per bezoeker is een kengetal dat sterk verschilt per type festival, duur en publiek, dus vaste bedragen zeggen weinig. Belangrijker is dat je het per editie meet, zodat je begroting van volgend jaar scherper wordt. Deze module toont de omzet live per bar en zet het cijfer per bezoeker na afloop naast je begroting.
Beide modellen komen voor. Een vaste standplaatsvergoeding geeft jou zekerheid vooraf, een percentage van de omzet deelt het risico en de opbrengst met de truck. Leg daarnaast plek, stroom en aankomsttijd vast. In deze module staan die afspraken naast het contract en gaat de load-in automatisch het draaiboek in.
Werk met een voorraad-alarm per product per bar, zodat je ruim op tijd hoort dat bijvoorbeeld de IPA aan de hoofdbar bijna op is en kunt bijvullen voordat een bezoeker nee te horen krijgt. Plan de aanvulmomenten mee in het draaiboek. Deze module houdt de voorraad per bar bij en geeft het signaal uren van tevoren, niet achteraf.
Denk aan een ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholhoudende drank, bars en foodstands met menukaarten, voorraad en koeling, een betaalsysteem en genoeg vrijwilligers achter de bar. De inkoop stem je af op de verwachte opkomst. In deze module houd je bars, kaarten, voorraad, betaalwijze en omzet bij elkaar, van inkoop tot eindafrekening.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Eten & drinken direct in op Crew & vrijwilligers, Begroting & geld en Tickets. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.