Modules · Leveranciers & contracten
Podium, geluid, toiletten, hekken, stroom, koeling: een festival is een optelsom van leveranciers. Hier staan ze allemaal, met hun afspraken, hun geld en hun momenten.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveLeveranciers & contracten deelt data met Begroting & geld, Draaiboek & de dag zelf en Planning & taken. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Contactpersoon, offertes, contract, verzekeringsbewijzen. Alles bij elkaar, ook volgend jaar nog.
Een getekende offerte wordt vanzelf verplicht budget op de juiste post. Geen dubbele administratie.
De aankomsttijd uit de afspraak staat automatisch in het opbouw-draaiboek, met de verantwoordelijke die de leverancier ontvangt.
Aanbetaling bij opdracht, rest na levering. Het systeem herinnert je vóór de vervaldatum, niet erna.
Wie leverde te laat, wie dacht mee? Een simpele score per leverancier maakt de keuze voor volgend jaar makkelijk.
Een festival is een optelsom van leveranciers. Het podium, geluid en licht, toiletten en sanitair, hekken, stroom of aggregaten, koeling, tenten en beveiliging komen allemaal van een gespecialiseerd bedrijf. Overzicht houden betekent per leverancier weten wat er is afgesproken, wat het kost en wanneer die partij op het terrein moet zijn.
Per leverancier hoort een eigen dossier: de contactpersoon, de offerte, het getekende contract en de verzekeringsbewijzen bij elkaar, ook een jaar later nog. De betaling loopt meestal in twee stappen, een aanbetaling bij opdracht en de rest na levering, dus je wilt vóór elke vervaldatum een herinnering en niet erna. De afspraken staan bovendien niet los: een getekende offerte is verplicht budget op de juiste begrotingspost, en de aankomsttijd hoort in het opbouw-draaiboek.
Na afloop helpt een simpele score per leverancier je bij de keuze voor volgend jaar. Leveranciers is één onderdeel van festival.productions en deelt zijn data met de rest: contracten stromen naar de begroting, en de load-in-tijden naar het draaiboek en de logistiek.
Veelgestelde vragen
De vaste namen zijn podiumbouw, geluid en licht, sanitair en toiletten, hekken en dranghekken, stroom of aggregaten, koeling voor de horeca, tenten en overkappingen en vaak beveiliging. Welke je precies nodig hebt, hangt af van omvang en locatie. Deze module bewaart per leverancier een eigen dossier met contactpersoon, offerte, contract en verzekeringsbewijs, ook nog terug te vinden bij de volgende editie.
Het aantal reken je op basis van het verwachte bezoekersaantal, de duur van het evenement en de verhouding mannen, vrouwen en mindervaliden; verhuurbedrijven en gemeenten hanteren daarvoor richtlijnen. Reserveer ruim op tijd, want in het hoogseizoen zijn units schaars. In deze module leg je de sanitair-leverancier vast met aantal, prijs en aankomsttijd, gekoppeld aan de begroting en het draaiboek.
Veel leveranciers werken met een aanbetaling bij opdracht en het restant na levering; het exacte percentage staat in de offerte en verschilt per partij. Houd die momenten bij, want een gemiste vervaldatum kan een levering blokkeren. Deze module zet de betaalmomenten per leverancier op een rij en herinnert je vóór de vervaldatum, niet erna.
Ja, leg de afspraken schriftelijk vast: wat er geleverd wordt, de prijs, de leverdatum, de aansprakelijkheid en de verzekering. Vraag ook een geldig verzekeringsbewijs op. Deze module bewaart offerte, contract en verzekeringsbewijs in één dossier per leverancier, zodat je bij vragen of schade meteen alles bij de hand hebt.
Vraag meerdere offertes op en vergelijk niet alleen de prijs, maar ook referenties, ervaring met evenementen en of ze meedenken. Leg na afloop per leverancier vast hoe de samenwerking ging. Deze module bewaart een simpele score per leverancier per editie, zodat de keuze voor volgend jaar makkelijker wordt.
Elke getekende offerte is verplicht geld en hoort meteen op de juiste begrotingspost te staan, zodat je niet dubbel administreert en altijd ziet wat er nog vrij is. Deze module laat een getekende offerte automatisch als verplicht budget in de begrotingsmodule landen, zonder dat je iets overtypt.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Leveranciers & contracten direct in op Begroting & geld, Draaiboek & de dag zelf en Planning & taken. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.