Modules · Evaluatie & archief
De week na het festival weet iedereen nog precies wat beter moet. Een jaar later niet meer. Hier landt de evaluatie: de cijfers, de lessen en het archief waar de volgende editie op staat.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveEvaluatie & archief deelt data met Begroting & geld, Planning & taken en Festivalsite per editie. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Omzet per bezoeker, horeca per uur, no-show, crew-uren: de kengetallen die je begroting van volgend jaar scherp maken.
Wat ging goed en wat moet anders, vastgelegd waar het hoort: bij het draaiboek, de bar of de leverancier.
Een korte enquête via de festivalsite, met de uitkomsten naast je eigen beeld.
Het verslag voor gemeente, fonds of sponsor rolt uit de data die er al is, incidentloos of niet.
Plattegronden, draaiboeken, contracten en besluiten per editie bewaard. Editie 2028 opent met alles van 2027 als vertrekpunt.
Een festival evalueren is het moment waarop je vastlegt wat werkte en wat niet, terwijl iedereen het nog vers in het geheugen heeft. In de week na de laatste editie weet je team precies waar het schuurde, maar een jaar later is die kennis vervlogen. Een goede evaluatie vangt die inzichten op het juiste moment en maakt ze bruikbaar voor de volgende keer.
Een complete evaluatie bestaat uit meer dan een gevoel. Je zet de harde kengetallen naast elkaar, zoals omzet per bezoeker, horeca per uur, no-shows en crew-uren. Je noteert de lessen per onderdeel, bij het draaiboek, de bar of de betreffende leverancier. En je haalt bezoekersfeedback op, bijvoorbeeld met een korte enquête via je festivalsite, zodat je eigen beeld naast dat van je publiek komt te liggen.
Daarnaast is de evaluatie de basis voor je verantwoording naar gemeente, fonds of sponsor, en voor het archief. Deze module is één onderdeel van festival.productions en deelt zijn data met de rest: de cijfers komen uit je begroting, horeca en crew, en plattegronden, draaiboeken en contracten blijven per editie bewaard. Zo begint editie twee niet bij nul, maar met alles van editie één als vertrekpunt.
Veelgestelde vragen
Je evalueert een festival door kort na afloop drie dingen vast te leggen: de cijfers, de lessen en de feedback. Zet de kengetallen naast elkaar, noteer per onderdeel wat beter moet, en vraag je bezoekers naar hun ervaring. Doe dit binnen een paar weken, want daarna vervaagt de herinnering. De module verzamelt het op één plek per editie.
Een evaluatieverslag bevat de belangrijkste cijfers, de conclusies per onderdeel, de bezoekersfeedback en concrete verbeterpunten voor de volgende editie. Voor gemeente, fonds of sponsor voeg je een verantwoording toe over budget, veiligheid en eventuele incidenten. In het systeem rolt dat verslag grotendeels uit data die er al staat.
Denk aan omzet per bezoeker, horeca-omzet per uur, no-shows, crew-uren en de realisatie tegenover je begroting. Deze kengetallen maken de begroting van volgend jaar scherper en laten zien waar je te optimistisch of te voorzichtig was. In deze module komen die cijfers rechtstreeks uit je begroting, horeca en crew.
De eenvoudigste manier is een korte enquête die je vlak na het festival deelt, bijvoorbeeld via je festivalsite of nieuwsbrief. Houd het kort en vraag naar concrete punten, zodat je de uitkomsten naast je eigen beeld kunt leggen. In het systeem loopt die enquête via je festivalsite en landen de reacties bij je evaluatie.
Een verantwoording is het verslag waarin je laat zien dat je het geld hebt besteed zoals afgesproken en wat het festival heeft opgeleverd. Fondsen en gemeenten vragen dit vaak als voorwaarde voor de bijdrage. Omdat de cijfers en documenten al in het systeem staan, stel je die verantwoording samen uit bestaande data.
Bewaar plattegronden, draaiboeken, contracten en genomen besluiten geordend per editie, zodat je ze een jaar later terugvindt. Zo hoef je niet opnieuw te beginnen, maar bouw je verder op wat werkte. Het archief in deze module opent editie twee met alles van editie één als vertrekpunt.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Evaluatie & archief direct in op Begroting & geld, Planning & taken en Festivalsite per editie. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.