Modules · Transport & logistiek
Een festival is een dorp dat in drie dagen wordt opgebouwd en weer verdwijnt. Logistiek is de choreografie daarvan: elke vrachtwagen, elk podiumdeel en elke pendelbus op het juiste moment op de juiste plek.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveTransport & logistiek deelt data met Leveranciers & contracten, Draaiboek & de dag zelf en Veiligheid & vergunningen. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Elke leverancier krijgt een tijdslot en een plek op het terrein. De slots komen uit de leveranciersafspraken en staan automatisch in het opbouw-draaiboek.
Voertuigbewegingen op het terrein, rijplaten op zachte grond en routes die de calamiteitenroutes altijd vrijhouden. Gekoppeld aan de plattegrond uit het veiligheidsdossier.
Wie haalt de headliner op, welke rider vraagt vervoer, en hoe komt de late bardienst thuis. Shuttleschema's naast het draaiboek.
Bezoekersparkeren, fietsenstalling en pendeltijden, aansluitend op het mobiliteitsplan uit de vergunningaanvraag.
Wat is gehuurd, wat is van jezelf, waar staat het en wanneer moet het terug. Kwijt materiaal is de stilste kostenpost van een festival.
De afbouwvolgorde, ophaal-slots voor leveranciers en wat er de opslag in gaat voor volgend jaar, mét inventarislijst.
Logistiek is de choreografie waarmee een festivalterrein in enkele dagen wordt opgebouwd en daarna weer verdwijnt. Elke vrachtwagen, elk podiumdeel en elke pendelbus moet op het juiste moment op de juiste plek zijn, anders staan leveranciers op elkaar te wachten en loopt de opbouw uit.
Het hart daarvan is een load-in schema: elke leverancier krijgt een tijdslot en een vaste plek op het terrein, zodat de aankomsten elkaar niet in de weg zitten. Op zachte of natte grond horen rijplaten onder de zware voertuigen, en de routes moeten de calamiteitenroutes altijd vrijhouden. Load-out werkt net zo, maar dan in afbouwvolgorde. Daarnaast regel je het vervoer van artiesten en crew, het bezoekersparkeren, de fietsenstalling en de pendeltijden, aansluitend op het mobiliteitsplan uit de vergunning.
En je houdt bij wat je hebt gehuurd en waar het staat, want kwijtgeraakt materiaal is de stilste kostenpost van een festival. Logistiek is één onderdeel van festival.productions en deelt zijn data met de rest: de slots komen uit de leveranciersafspraken, de plattegrond uit het veiligheidsdossier en het schema staat in het draaiboek.
Veelgestelde vragen
Load-in is het aanleveren en opbouwen van alles wat het terrein op moet: podia, techniek, bars, hekken en decor. Load-out is het omgekeerde na afloop, het afbouwen en afvoeren, meestal in een vaste volgorde. Deze module plant beide in tijdslots, zodat de aankomsten en het afvoeren elkaar niet in de weg zitten.
Geef elke leverancier een tijdslot en een vaste plek op het terrein, houd rekening met de volgorde waarin dingen opgebouwd moeten worden en met wie elke levering ontvangt. Voorkom dat twee zware transporten tegelijk dezelfde toegang nodig hebben. Deze module haalt de slots uit de leveranciersafspraken en zet ze automatisch in het opbouw-draaiboek.
Rijplaten zijn stevige platen die je op zachte of natte grond legt, zodat vrachtwagens en heftrucks er zonder wegzakken overheen kunnen. Op grasterreinen en bij regen zijn ze vaak onmisbaar, ook om schade aan het terrein te beperken. Deze module koppelt de terreinlogistiek aan de plattegrond uit het veiligheidsdossier, zodat routes en calamiteitenroutes vrij blijven.
Bepaal waar bezoekers parkeren, waar de fietsenstalling komt en of je een pendelbus vanaf een station of P+R inzet, en stem dat af met de gemeente. Dit hoort bij het mobiliteitsplan dat vaak onderdeel is van de vergunning. Deze module houdt parkeren, fietsenstalling en pendeltijden bij, aansluitend op datzelfde mobiliteitsplan.
Leg per stuk vast wat gehuurd is en wat van jezelf, waar het staat en wanneer het terug moet. Kwijtgeraakt of te laat ingeleverd materiaal levert onverwachte kosten op. Deze module houdt het materiaal in beeld met een inventarislijst en retour-slots, zodat de afbouw net zo strak loopt als de opbouw.
Werk met tijdslots in plaats van iedereen op dezelfde ochtend te laten komen, wijs per slot een terreincaptain aan die de levering ontvangt en houd één route vrij voor calamiteiten. Zo blijft de doorstroom op het terrein op gang. Deze module verdeelt de load-in in slots met een plek en een ontvanger, gekoppeld aan het draaiboek.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Transport & logistiek direct in op Leveranciers & contracten, Draaiboek & de dag zelf en Veiligheid & vergunningen. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.