Modules · Sponsors & partners
Sponsors, fondsen en subsidies dragen een festival mee, maar alleen als afspraken nagekomen worden. Hier leven de pakketten, de toezeggingen en de tegenprestaties, gekoppeld aan begroting en marketing.
Een glimp van deze module
met voorbeelddata, liveSponsors & partners deelt data met Begroting & geld, Marketing & socials en Festivalsite per editie. Verandert er iets, dan bewegen die meteen mee.
Negentien modules, één systeem. Wijzig het hier en het klopt overal mee.
Wat het doet
Wat een partner betaalt en wat daar tegenover staat, per pakket vastgelegd. Van hoofdsponsor tot buurtbakker.
Benaderd, in gesprek, toegezegd, getekend, betaald. Je ziet in één blik waar elk gesprek staat en wat er realistisch binnenkomt.
Logo op de site, banner bij de bar, vier gastenkaarten: elke belofte wordt een afvinkbare taak bij de juiste module.
Aanvraagdeadlines, voorwaarden en de verantwoording achteraf, naast de gewone sponsordeals.
Een getekende deal telt mee als inkomsten, een toezegging als verwachting. De begroting kent het verschil.
Wie leverde wat op, en wie wil je volgend jaar terug. De basis voor editie twee ligt er al.
Sponsors werven voor een festival begint bij een helder aanbod: wat betaalt een partner, en wat krijgt hij daarvoor terug. Dat leg je vast in sponsorpakketten, van hoofdsponsor tot lokale bakker, elk met een prijs en concrete tegenprestaties zoals een logo op de site of een banner bij de bar. Naast sponsors horen ook fondsen en subsidies bij de inkomstenkant die geen ticket is.
Werving is een proces met fases: benaderd, in gesprek, toegezegd, getekend en betaald. Door je pipeline bij te houden zie je in één blik waar elk gesprek staat en wat er realistisch binnenkomt. Een getekende deal is inkomsten, een toezegging is een verwachting, en dat verschil bepaalt hoe hard je erop mag rekenen in je begroting.
Bij festival.productions worden toegezegde bedragen meteen zichtbaar in de begroting en worden beloofde tegenprestaties afvinkbare taken bij de juiste module. Sponsors is één onderdeel van festival.productions en deelt zijn data met de begroting, de marketing en de festivalsite.
Veelgestelde vragen
Maak eerst duidelijk wat een sponsor bij jouw publiek koopt: zichtbaarheid, gastvrijheid of verbinding met jouw merk. Bouw daar een paar pakketten omheen met een prijs en concrete tegenprestaties, en benader partners die bij het festival passen. Houd daarna je pipeline bij, want opvolging bepaalt of een gesprek een getekende deal wordt. Dit systeem legt pakketten, contacten en de pipeline op één plek vast.
Een sponsorpakket koppelt een bedrag aan een vast setje tegenprestaties, zodat een partner precies weet wat hij krijgt. Vaak werk je met een paar niveaus, van hoofdsponsor tot een klein lokaal pakket. In de sponsorsmodule leg je per pakket vast wat een partner betaalt en wat daar tegenover staat.
Denk aan een logo op de festivalsite, een banner of stand bij de bar, vermelding in de communicatie, een aantal gastenkaarten of exclusiviteit binnen een productcategorie. Kies tegenprestaties die je ook echt kunt nakomen. In dit systeem wordt elke belofte een afvinkbare taak bij de juiste module, bijvoorbeeld het logo bij de site en de gastenkaarten bij accreditatie.
Zoek fondsen en gemeentelijke regelingen die bij je type festival passen, let goed op de aanvraagdeadlines en voorwaarden, en houd rekening met een verantwoording achteraf. Reken pas met het geld als het is toegekend. De sponsorsmodule bewaakt aanvraagdeadlines, voorwaarden en de verantwoording naast je gewone sponsordeals.
Een sponsor is meestal een bedrijf dat betaalt in ruil voor zichtbaarheid of gastvrijheid, dus een commerciële ruil. Een fonds of subsidie geeft geld op basis van inhoudelijke of maatschappelijke doelen en vraagt vaak een aanvraag en verantwoording. Beide horen bij de inkomstenkant die geen ticket is en staan in dit systeem naast elkaar.
Zet elke afgesproken tegenprestatie om in een concrete taak met een eigenaar en een moment, zodat beloftes niet in een mailtje blijven hangen. Zo weet je zeker dat een sponsor krijgt wat is afgesproken. In dit systeem wordt elke tegenprestatie een afvinkbare taak bij de module waar hij thuishoort.
Alles op één plek
In festival.productions grijpt Sponsors & partners direct in op Begroting & geld, Marketing & socials en Festivalsite per editie. Je wijzigt het op één plek en het klopt overal, van de begroting tot de dag zelf.