Wie mag waar, zonder discussie aan het hek.

Bepaal welke groepen toegang nodig hebben, geef elke groep een rol met een eigen kleur bandje en leg vast welke zones bij die rol horen. Registreer de uitgifte, zodat je weet wie welk bandje heeft. In dit systeem koppel je rollen aan zones en houd je gasten- en crewlijsten bij die aan de poort samen één kloppende deurlijst vormen.

Accreditatie is het proces waarmee je vastlegt en zichtbaar maakt wie op het terrein mag komen en tot welke zones. Iedereen krijgt op basis van zijn rol, zoals crew, artiest, pers, gast of leverancier, de bijbehorende toegang. Het doel is dat de controle aan de poort en bij de zones klopt met de afspraken.

Meestal zijn dat crew en vrijwilligers, artiesten en hun gasten, pers, genodigden of sponsor-gasten en leveranciers. Elke rol krijgt een eigen kleur en een eigen set rechten. In de accreditatiemodule leg je per rol vast welke zones erbij horen en registreer je de uitgifte.

Je deelt het terrein op in zones, zoals publiek, backstage, productie en de EHBO-post, en bepaalt per rol wie er wel en niet in mag. Een bandje toont in één oogopslag welke zones iemand mag betreden. In dit systeem zijn de zones gekoppeld aan de terreinplattegrond uit het veiligheidsdossier, zodat kaart en toegang gelijklopen.

Houd genodigden, pers en sponsor-gasten in aparte lijsten bij en zorg dat ze aan de deur samengevoegd worden tot één actuele deurlijst, los van de gewone kaartverkoop. Zo weet de entree precies wie er op de lijst staat. De accreditatiemodule brengt die lijsten samen en haalt het aantal artiesten-gasten uit de afspraken in de programmamodule.

Zorg dat de deurlijst één actuele waarheid is en dat bandjes en rechten vooraf zijn vastgelegd en geregistreerd bij uitgifte. Dan hoeft de entree niet ter plekke te oordelen. In dit systeem is de leverancierstoegang bovendien gekoppeld aan de logistiek-slots, zodat wie vrijdag mag laden er zaterdag niet zomaar meer op staat.